TIPS over het voeren van een omgevingsdialoog:

1. Bepaal voor uzelf het doel van de dialoog
2. Bereid de dialoog goed voor en beperk blinde vlekken door derden erbij te betrekken.
3. Overweeg de samenstelling van genodigden en laat je niet overheersen door angst.
4. Voorkom discussies in de dialoog en stuur op oplossingsgerichtheid
5. Vergroot het vertrouwen in elkaar door afspraken na te komen.
6. Zorg dat het overleg met de omgeving een continue proces is.

Interesse in een adviesgesprek over het voeren van een omgevingsdialoog ?

Omgevingsdialoog: "hoe meer zielen, hoe meer vreugde ?!"

Bij het voeren van een omgevingsdialoog, waar u uw ontwikkelplannen met uw omgeving wilt delen, is het belangrijk dat die op tijd en op een constructieve manier verloopt.

Voor het snel kunnen realiseren van de ontwikkelplannen is het belangrijk dat u bij het voeren van de dialoog in het begin van het traject niemand uitsluit; dus “hoe meer zielen, hoe meer vreugde”.

Inmiddels heb ik een aantal omgevingsdialogen mogen begeleiden waarvan ik de ervaring graag met u wil delen. Ik maak hierbij onderscheid in een drietal fasen: voorbereiding, het voeren van de dialoog en nazorg, waarbij ik enkele aspecten nader toegelicht heb. Hieronder de fasen nader toegelicht.

Voorbereidende fase:

Deze fase is het belangrijk dat de initiatiefnemer het doel van de dialoog duidelijk voor ogen heeft. Soms wordt de dialoog gevoerd omdat het door een provinciale verordening voor veehouders verplicht is. Als dat de enige motivatie is, is de kans op een optimaal resultaat kleiner.

Als de motivatie van een initiatiefnemer is om zijn plannen zo snel mogelijk te realiseren, is het belangrijk om stil te staan hoe mogelijke bezwaren geminimaliseerd kunnen worden of er ervoor te zorgen dat er zelfs helemaal geen bezwaren komen. Hiervoor dienen de mogelijke bezwaren en de achtergrond daarvan in de conceptfase duidelijk te zijn zodat daar in de definitieve plannen rekening mee gehouden kan worden. Een omgevingsdialoog is daar een ideale werkwijze in. Dit neemt niet weg dat in combinatie ook een individueel overleg zinvol is om specifieke aspecten te bespreken; ook dat is een dialoog.

Het voorgaande betekent dat het zinvol is om de zienswijzen, beleving, standpunten, veronderstellingen etc. van zoveel mogelijk buurtgenoten te kennen. Dat is een belangrijke reden om die personen uit te nodigen. Ervaring leert ook als mensen zich uitgesloten voelen zij vaak reageren op een manier die voor de initiatiefnemer niet gewenst is en ook niet constructief is. Dus nodig zo breed mogelijk uit !

Wie moeten er allemaal uitgenodigd worden ?

Vanuit de wetgeving is er voor veehouderij bedrijven geen voorwaarde aan verbonden wie er uitgenodigd moeten worden. Wel wordt de richtlijn waarbij bewoners binnen een straal van 500 meter van de ontwikkellocatie vaak gehanteerd. De gemeente, als vergunningverlener, heeft vaak ook een visie op de samenstelling van de genodigden; belangrijk is om dat vooraf met de gemeente af te stemmen. Voor de initiatiefnemer is het ook belangrijk om stil te staan of er personen zijn buiten die 500 meter, die mogelijk hinder kunnen ondervinden van de ontwikkelplannen; denk hierbij aan de logistieke gevolgen.

Mijn ervaring is dat het als lastig wordt ervaren om georganiseerde instanties zoals bijvoorbeeld milieubewegingen, uit te nodigen; angst is daar vaak de raadgever in in combinatie met vooronderstellingen. Mijn ervaring is dat het nuttig is om die wél uit te nodigen. Het is wel belangrijk dat de dialoog goed gevoerd wordt en de bijeenkomst zich niet richt op elkaar te overtuigen van ieders gelijk of standpunten of zich beperkt tot “welles-nietes”. De voorbereidingen zijn nodig om niet te zorgen voor “meer zielen” maar ook voor “meer vreugde”.

De omgevingsdialoog:

Ervaring leert dat het belangrijk is dat de deelnemers een goed beeld krijgen van de plannen. Soms is een rondgang op het bedrijf zinvol, soms kunnen foto's ook verhelderend werken. Als de plannen open en transparant gepresenteerd worden, geeft dat de deelnemers een goed gevoel. Belangrijk in deze fase is dat er vragen gesteld kunnen worden over álle relevante aspecten die in de plannen mee kunnen spelen en dat daar een duidelijk antwoord op gegeven wordt. Als iets nog niet bekend is, dan kan dat ook gemeld worden; dit betreft zaken als bijvoorbeeld toekomstige ontwikkelingen. Immers; “voorspellen is moeilijk, zeker als het om de toekomst gaat!”

Nadat het beeld goed is neergezet én helder is overgekomen is het belangrijk om inzicht te krijgen in mogelijke knelpunten en mogelijk te ervaren overlast. Belangrijk is dat die goed geïnventariseerd worden en dat iedereen in de gelegenheid is om zijn of haar zienswijzen kenbaar te maken. Het is dan aan de initiatiefnemer om die in de definitieve plannen te verwerken. Soms kan al direct een antwoord gegeven worden en soms is daar meer tijd of onderzoek voor nodig. Belangrijk hierin is om heldere afspraken te maken én die ook na te komen.

Tijdens de dialoog heeft het weinig zin om uitgebreide discussies te voeren en standpunten te verdedigen. Belangrijker is om samen te bekijken of mogelijke nadelige gevolgen beperkt of voorkomen kunnen worden. Als de bezetting van de dialoog optimaal is en de geboden oplossingen door de meerderheid als positief ervaren wordt, is dat kans dat een eenling bezwaren gaat maken kleiner. Echter, in de huidige wetgeving kan iedereen bezwaar maken, hoe goed de dialoog ook gevoerd is. Er kan wel sturing gegeven worden om te voorkómen dat er bezwaren gemaakt worden.

Nazorg dialoog:

Het wordt als positief ervaren dat er een goed verslag van de dialoog naar de deelnemers verzonden wordt. Belangrijk is dat de gemaakte afspraken ook tijdig nagekomen worden en dat de suggesties serieus in de definitieve plannen meegenomen worden. Het is zinvol om de dialoog met de omgeving levend te houden. Als bepaalde suggesties niet in de plannen meegenomen zijn, is het zinvol om de achtergrond en beweegredenen daarvan te melden. Het is beter om dat in deze fase te communiceren dan te wachten tot bij de Raad van State !

Buurtgenoten uitnodigen als de plannen verwezenlijkt zijn, wordt als prettig en zinvol ervaren. Een goed contact met uw omgeving maakt dat dat ook invloed heeft op het realiseren van uw toekomstige plannen; immers de sector, markt en wetgeving is dynamisch.

Voer de dialoog niet alleen omdat u dat verplicht bent, maar relateer dat ook aan het voordeel dat u zelf én uw omgeving kunt hebben.

Geïnspireerd om tot een kwaliteitsdialoog te komen ?

Neem dan contact op met Albert Voet